In bijvoorbeeld de vastgoed-, machine- en energiebranche maakt het hanteren van werkorders deel uit van de lopende werkzaamheden. Werkorders zijn belangrijk voor het in kaart brengen van welke taken moeten worden uitgevoerd en door wie, wanneer en op welke manier. Of het nu gaat om een werkorder voor de inspectie van een machine of om gebreken die gemeld worden bij de beheerder van een pand; alle informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor de persoon die het werk uitvoert.

Als reactie op de uitdagingen die traditionele werkorders met zich kunnen meebrengen, zoals tijdrovend papierwerk en inefficiënt gebruik van middelen, gaan steeds meer spelers op de markt over tot het digitaliseren van hun werkorders. Het afwerken van werkorders met behulp van pen, papier en Excel brengt een reeks risico’s met zich mee die zowel de veiligheid kunnen aantasten als gaten in de informatievoorziening kunnen veroorzaken. Tegenwoordig draait het hanteren van werkorders niet meer alleen om het uitvoeren van de taken, maar ook om het versterken van de samenwerking tussen de administratie en de werkvloer en het verbeteren van de manier waarop de klant de service ervaart.

In dit artikel gaan we in op wat het digitaal hanteren van werkorders inhoudt en belichten we drie manieren waarop deze manier van werken van meerwaarde kan zijn voor zowel je bedrijf als je klanten.

Wat houdt het digitaliseren van werkorders in?

Een werkorder bevat alle details die nodig zijn om een taak naar behoren uit te voeren. De term wordt veelvuldig gebruikt binnen branches die zich bezighouden met vastgoed, machineonderhoud en energie. In deze branches betreft de werkorder vaak reparatie-, installatie- of onderhoudswerkzaamheden. De zogenaamde “werkorderhantering” heeft betrekking op de manier waarop de werkorder wordt afgewerkt. Gewoonlijk zorgt de werkgever ervoor dat de werkorder alle benodigde informatie bevat. Wat moet er precies gebeuren? Welke materialen moeten er worden gebruikt? Wanneer moet de taak worden uitgevoerd en door wie? Als bepaalde veiligheidsvoorschriften moeten worden opgevolgd bij het uitvoeren van de opdracht, dient de werkorder deze te vermelden.  Daarna wordt de werkorder doorgegeven aan de werknemers in het veld die de opdracht zullen uitvoeren. Digitale werkorders zorgen ervoor dat het arbeidsproces door een en hetzelfde systeem kan worden gehanteerd, zodat alle belangrijke informatie op één plek is verzameld en bovendien toegankelijk is via een computer, tablet of mobiele telefoon. Het adequaat afwerken van werkorders zorgt er dus voor dat de communicatie tussen het kantoor en het veld beter georganiseerd is en efficiënter verloopt.

Drie manieren waarop het digitaal hanteren van werkorders van meerwaarde kan zijn.

Hier belichten wij drie manieren waarop het digitaliseren en moderniseren van werkorders van meerwaarde kunnen zijn voor zowel je bedrijf als de klantervaring.

1. Informatie is gemakkelijk toegankelijk – op ieder moment!

Wanneer werkorders niet goed worden gehanteerd, bestaat het risico dat intern zogenaamde “informatie-eilanden” ontstaan. Het is uiteraard niet om over naar huis te schrijven wanneer de beheerder van een pand een stapel papieren met werkorders doorneemt en ontdekt dat belangrijke informatie ontbreekt. Hetzelfde geldt voor de klant die wil weten hoe de zaken ervoor staan, maar die van het kastje naar de muur wordt gestuurd doordat niemand precies weet wat er gaande is. Voor alle betrokkenen betekent dit een op zijn zachtst gezegd weinig bevredigende ervaring.

Het digitaliseren van de werkorders heeft als doel onnodige gaten in de informatie te voorkomen. Als de werkorders digitaal worden afgewerkt, kunnen zowel de werkgever als de werknemer in het veld ervan verzekerd zijn dat alle noodzakelijke informatie toegankelijk is. Bovendien kunnen beide partijen de voortgang van het werk continu volgen. Het wordt eenvoudiger de klant op de hoogte te houden, de veldwerkers weten wat er moet gebeuren en de bedrijfsleider heeft een beter overzicht.

2. Geef je klanten een betere ervaring

Het valt niet onder stoelen of banken te steken dat klanten goede service op prijs stellen, maar de constante technologische ontwikkelingen scheppen nieuwe verwachtingen en eisen bij de klanten. Deze verwachtingen betreffen onder andere nóg snellere service, beter zicht op hoe het werk vordert en de mogelijkheid invloed uit te kunnen oefenen op waar en hoe de service wordt uitgevoerd. Als je bedrijf aan deze verwachtingen kan voldoen, of deze zelfs kan overtreffen, schep je de voorwaarden om tevreden en loyale klanten aan te trekken – wat van cruciaal belang kan zijn wanneer de markt verandert.

Door de kwaliteit van iedere werkorder te verhogen en ervoor te zorgen dat middelen optimaal worden benut, verloopt het arbeidsproces productiever en efficiënter.  Klanten worden sneller geholpen en ervaren de service als beter en professioneler. Bovendien kun je eenvoudig laten zien dat je aandacht hebt voor je klanten door hen continu op de hoogte te houden van de voortgang van hun opdracht.

3. Werk proactiever

Door alle informatie in één systeem te verzamelen, wordt het gemakkelijker beslissingen te nemen op basis van feiten in plaats van je intuïtie.  Komt hetzelfde mankement nu al voor de twintigste keer voor in een bepaald pand? Welke werkzaamheden nemen gewoonlijk meer tijd in beslag en welke werknemers werken er in de omgeving?

Door al vanaf het begin zicht te hebben op de werkstroom, kun je proactiever werken en werknemers en middelen optimaal benutten. Moet een bepaalde machine minimaal één keer per maand geïnspecteerd of onderhouden worden? Creëer geautomatiseerde werkorders zodat je ruim op tijd kunt inplannen wie wat gaat doen en waarborg de kwaliteit door checklists te maken die in de werkorder afgevinkt worden, zodat de juiste taken worden uitgevoerd. Indien je de werkorders direct in een zogenaamd CRM-systeem (Customer Relationship Management System) afwerkt, heb je bovendien ook toegang tot alle overige klantinformatie, inclusief eerdere opdrachten.

Kort samengevat

Het digitaliseren van werkorders helpt je bedrijf niet alleen met het opstellen van werkorders van hogere kwaliteit, maar geeft ook nieuwe mogelijkheden om de band tussen werkgever, werknemer en klant te versterken.

Door betere roosters op de stellen en alle informatie op één plek te verzamelen, kun je efficiënter gebruik maken van je werknemers. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar toont je klanten ook dat klantenservice bij jou hoog in het vaandel staat.

 

Lime Work Order is het beste van twee werelden – de kracht en flexibiliteit van Lime CRM, gecombineerd met werkorderbeheer voor naadloze feeds. Alles in één systeem om je werkdag te vergemakkelijken.